Home » Blog » Blog » Te veel te doen, te weinig tijd

Te veel te doen, te weinig tijd

door | 25 okt, 2017 | Blog, Kwaliteitscyclus/toets, Praktijkvoering, Time-management/ Efficiëntie

Zoals jij wellicht hebt gemerkt, heb ik vorige maand een survey verstuurd, waarbij ik navraag deed naar jouw behoeftes en drijfveren.

Een zeer opvallende en verontrustende uitkomst is dat van de 123 logopedisten die de survey invulde, 72% aangaf te weinig tijd te hebben door een te grote administratieve druk. Dit is een belangrijk signaal voor de NVLF, tezamen met de vele logopedisten die door deze reden stoppen met het vak.

Er is zoveel te doen, vooral aan administratieve en niet-vakinhoudelijke zaken, en te weinig tijd (lees: betaalde tijd) om het te kunnen doen. Dat is de ervaring en realiteit.

Wanneer moet ik het doen?

De grootste vraagstukken waren deze: Wanneer moet ik mijn zorgdossier invullen? Hoe en wanneer houd ik dit bij zonder dat mijn behandeling er kwalitatief op achteruit gaat en ik te veel eigen tijd moet inleveren?

Dit pijnpunt zal voor jou misschien ook de openliggende zenuw raken. In deze blog zal ik in gaan op een aantal tips die ik tijdens mijn trainingen geef naar aanleiding van deze vragen. In een volgende blog zal ik het breder trekken naar ‘hoe houd je het bij’.

Ik ben te laat

Vechten tegen de klok

Het gevoel dat je ‘vecht tegen de klok’ kwam ook regelmatig voor in de reacties. Als je nog bezig bent met de ene cliënt afronden en registreren in de computer, staat de volgende weer op de stoep. Het resultaat is ofwel het afraffelen, waardoor je twijfelt of je datgene wat je genoteerd hebt wel correct hebt genoteerd volgens de richtlijnen en criteria, ofwel dat er niets wordt genoteerd omwille van de tijd, want de administratie heeft mindere prioriteit ten opzichte van de daadwerkelijke behandeling. Er is nog een laatste optie mogelijk, maar deze heb ik niet gelezen in de reacties op de survey, namelijk dat je ervoor kiest om dan maar uit te lopen om de administratie in ieder geval bij te houden.

 

3 Mindset tips ten aanzien van de administratie

Tip 1: Maak er tijd voor

Het gaat er niet om of je de tijd hebt, het gaat erom of je de tijd wilt maken. Of anders gezegd, maak jij van jouw dossiervorming en administratie een prioriteit?

Tijd maak je

Tip 2: Touch it once & de 2-minutenregel

Als je het druk hebt als logopedist, wil je je niet laten verleiden door alles even te bekijken en dan toch te parkeren. Daar verspil je zoveel tijd mee. Gebruik daarom bewust de “Touch it once”-regel. Als je een mail opent of een tekst bekijkt, dan moet het ook in 1 keer afgehandeld zijn. Dus niet lezen en weer op ongelezen zetten.

De “2-minutenregel” hoort daar bij, die gaat hand in hand. Hoe kies je of je dus iets wel of niet gaat doen? Heb je er 2 minuten of korter voor nodig? Dan mag het nu tussendoor. Zo niet, laat liggen en plan het in je agenda voor een later tijdstip.

doe het in een keer goed

Tip 3: Haastige spoed is zelden goed

Als je denkt dat het even snel kan, dan ga je juist fouten maken. Schat de taak in op zijn waarde. Als het niet past in je te besteden tijd, plan het een ander moment in. Want anders voel je je alleen maar opgejut en onvoldaan.

 corrigeren kost meer tijd

 

5 Praktische tips om je dossiervorming in te vullen

Tip 1: Direct in je software

Zodra je begint met het invoeren van een cliënt, bij ofwel de anamnese ofwel onderzoek of waar je je dan ook in je zorgpad bevindt, doe het meteen in je software.

Op papier doen en later erin zetten is dubbel werk, dat mag nu niet meer. Touch it once!

Leer jezelf aan om vanachter de computer je anamnese e.d. af te nemen. Verontschuldig jezelf niet! Ik zeg heel vaak als voorbeeld, vroeger toen je alles op papier schreef, zei je toch ook niet “sorry ik moet dit even opschrijven hoor” of “sorry dit moet van de zorgverzekeraar”. NEE! Het is heel normaal dat je als zorgverlener informatie noteert, sterker nog, dat wil de cliënt, anders ga je het vergeten en blijf je alles vragen, lekker geïnteresseerd komt dat over.

Even omdenken! De enige persoon voor wie jij de gegevens van de cliënt noteert ben jij. Als je het niet doet, komt er geen geld binnen. Als je het niet doet, dan ben je het zo vergeten want je hebt wel meer kinderen in de praktijk. Geen slachtofferrol aannemen, gewoon doen, voor jezelf.

 

Tip 2: Binnen je sessie in je software

Hier heb je een keuze te maken: Wil je de administratie binnen de cliënt zijn/haar tijd doen of in je eigen tijd? In andere woorden ga je na cliëntgebonden werktijd nog uren blijven of ga je sje werk meenemen naar huis voor in het weekend? Is dat laatst niet wat er meestal gebeurt als je ervoor kiest de hele sessie te gebruiken voor de “echte” behandeling?

De keus is aan jou. Als je voor het tweede gaat, dan kan ik alleen zeggen: dit heb je aan jezelf te danken en aan niemand anders. Ook niet de zorgverzekeraars. Zij betalen ook je administratietijd, ook al is dat maar 5 minuten per cliënt en te bespottelijk voor woorden. Gebruik ze!

Hoe? Niet allemaal aan het eind, maar gewoon tussendoor.

Voorbeeld:

Logopedist: Hoe is het oefenen gegaan deze week?
Cliënt: Oh nou het ging zo, bla bla bla.

(Datgene wat verteld wordt typen)

Logopedist: We gaan nu deze oefening doen, we gaan het samen doen…. Nu mag je het met mama doen, dan kijk ik of ik de instructie duidelijk heb uitgelegd voor thuis.

Ouder/verzorger doet de oefening met kind.

(Jouw instructies, materiaal en resultaat typen.)

Logopedist: Zo dat ging goed zeg. Dit aspect ging goed en dat heeft nog wat werk nodig, zie je dat? Ik schrijf het even op.

(Huiswerk en evt. extra instructies typen.)

Dit kan ook zo met onderzoeken afnemen, nakijken en noteren.

Tip 3: Plan op een vast tijdstip administratietijd

Mocht je nog meer tijd nodig hebben om alles bij te werken, plan dan een vast half uur in per dag. Hou een lijstje bij op volgorde van de cliëntenbezoeken wat je voor wie moet doen en wanneer dat af moet zijn. Dit is meteen je prioriteitenlijstje.

Hier komt het moeilijkste stukje:

  • In dit half uurtje plan je geen cliënten in die plotseling verplaatst willen worden. Dit is een kwestie van opvoeding, zodra je hieraan begint, nemen ze een loopje met je. Hoe belangrijk vinden zij de logopedie. En hoe belangrijk vind jij jezelf?
  • In dit half uurtje ga je niet met je collega’s kletsen.
  • In dit half uurtje ga je niet op facebook of andere social media je tijd verspillen.
  • In dit half uurtje zet je het geluid van je telefoon uit en zet je je meldingen op je computer uit, zodat je geen afleidingen meer hebt.
  • In dit half uurtje ga je je aan je lijstje houden in plaats van geneigd zijn allerlei mensen te bellen en mailen.

Tip 4: Plan op een vaste tijd bel- en mailtijd in

Hierdoor zorg je dat je alle telefoontjes verzameld en je contacten gaan leren dat jij op dat tijdstip bereikbaar bent. Het is een kwestie van opvoeden, opvoeden van je cliënten en je contacten en belangrijker nog… van jezelf!

Ook zo met mailen. Plan een kwartiertje in bijvoorbeeld helemaal aan het begin van je dag en helemaal aan het eind van je dag. Je zult verbaasd zijn hoeveel tijd je dan tussendoor overhoudt als je niet continu je mail aan het checken bent.

 

Tip 5: Plan je verslagen in het half uur van je cliënt

Soms heb je van die tijden dat het zo druk is, dat het lijkt alsof alle verslagen tegelijk komen. Zeker als jij een logopedist bent die om het half jaar tussenverslagen schrijft. Maak het jezelf gemakkelijker. Plan voor volgende week, in het half uurtje van de cliënt, je verslag in, geef ze extra huiswerk mee en dan zie je ze een week later. Ook hier is de keuze aan jou, wil je relaxed je werk doen en af en toe een half uurtje minder verdienen of wil je kosten wat het kost verdienen ook als je richting een burn-out gaat of nog erger, je baan gaat haten en uit de logopedie stapt.

Kijk of je hierover kan onderhandelen met de werkgever, zij wil ook kwaliteit leveren en dat haar praktijk een goede naam heeft en dat er een tussenverslag naar scholen gaat (lees: je grootste verwijzer). Dat is super PR.

 

Zo dat zijn de eerste tips om mee aan de slag te gaan. Lees ze nog eens door en kies welke voor jou een goed begin zijn.

Zijn het tips waar je wat mee kan?

Welke werkt voor jou het beste?

Of heb je nog een tip die je kunt delen met je concullega’s?

 

Deel jouw reactie hieronder en ontvang een vrolijk to-do lijstje, waardoor je super veel zin hebt om je administratiepunten te noteren en te gaan doen!*

Mijn superproductieve dag

  • Dit cadeautje is tot eind 2018 gratis verkrijgbaar.

Volgende blog gaan we kijken naar hoe houd je je dossiers continu up-to-date.

De weg naar succes, begint met de eerste stap.

 

Zo gezegd, zo gedaan

 

Over Niña van Wermeskerken

Met mijn werkervaring opgedaan in de paramedische sector, talloze gevolgde ondernemerstrainingen, gegeven training en coaching, mijn passie voor efficiënt en effectief werken sta ik klaar voor jou!

Gerelateerde artikelen

15 Reacties

  1. Petra

    Dit artikel komt echt precies op het juiste moment. Als beginnend logopedist moet ik echt nog uitzoeken hoe en wanneer ik m’n administratie doe. Helaas lukt het me zelden alles op de dag zelf af te hebben en dan gebruik je dus je “vrije” dagen om het in te halen. Niet echt de ideale situatie.
    Bedankt voor je tips. De ‘touch it once’ ga ik zeker onthouden in combinatie met het direct typen van de behandeljournaals. Hopelijk krijg ik daar met de tijd meer vaardigheid in zodat ik de bespaarde tijd kan besteden aan de leuke dingen van het mooie logopedistenvak.

    Antwoord
  2. Vera Vreeswijk

    Ik ben, al zeg ik het zelf, reuze handig in het meteen invoeren van de gegevens in mijn software (typediploma is een aanwinst!). Doe dit ook altijd meteen waar de client bij zit. De laatste tips voor het praktisch invullen van het dossier ga ik zeker uitproberen in de praktijk.

    Antwoord
  3. Christine Groen

    Blij te merken dat ik een aantal tips al in de praktijk breng, zoals het administreren tijdens intake en behandeling.
    Mail checken doe ik veel te vaak. Ik ga proberen dat te structureren.
    Ook het plannen van een verslag is een goed idee (in de behandeltijd die je anders voor de patient reserveerde).
    Maar wat te doen met (meestal volwassenen) die het wel goed vinden gaan, geen mail beantwoorden als je wil afronden? Hun verslag maak ik vaak helemaal niet, terwijl dat niet zo hoort.
    Of mensen die maanden later nog even op die mail terugkomen. Die zijn al lang uit de agenda dus daar moet je toch ergens tijd voor plannen (verslag).
    Ik kan ook moeilijk tijd vinden voor het inlezen van de bankbestanden en de boekhouding die daaraan gekoppeld is. Er is altijd wel weer een test die moet worden uitgewerkt, telefoon die tussendoor komt…ik moet dit vrijwel altijd in het weekend of vakantie doen.
    In feite moet je niet de hele dag behandelen, maar zo’n 25% (?) open houden voor van alles en nog wat. Maar die wachtlijst! En ik heb ook pauze nodig!
    Dus…heb je nog meer tips?

    Antwoord
  4. Karin Tijs

    Wat een fijne blog Nina! Vooral je opmerking dat we de administratie voor onszelf doen, omdat wij geld willen verdienen, niet omwille van de zorgverzekeraar. Ook ik vind het veel, maar kies ervoor om prettig te werken en mezelf niet over de kop te werken met tig cliënten per dag. En ja, dan zijn er minder inkomsten, maar je kunt ook tijd maken om na te denken over het beter besteden van je uitgaven/ tijd 🙂 (ik koop bijna alleen 2e hands speelgoed bijv.).
    Bedankt, weer wat positieve ACTIE punten (ipv zelfmedelijden)!

    Antwoord
  5. Jolanda van Eikeren

    Hallo NIna,

    Weer leuke tips!.
    Sommige dingen deed ik en zijn verwaterd. Ga ik weer opvissen
    Sommige dingen doe ik en blijf ik dus maar doen 🙂
    Sommige dingen doe ik nog niet en zijn een eye-opener! Ga ik (misschien) doen.
    Want: Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg
    En dat was dus werken in weekend en avond……

    Antwoord
  6. Riette Quaadvliet

    hele fijne tios Nina ! Eigenlijk wel bekend ,maar de uitvoering blijft te wensen over. Ik ga aan de slag !

    Antwoord
  7. Chantal

    Wat fijn om deze tips te ontvangen. Ook ik ben ben nog heel veel aan het doen op mijn vrije dagen. Eigenlijk zijn de meeste tips wel bekend, maar ze echt toepassen blijft toch lastig merk ik. Het is daarom fijn ze hier weer tegen te komen. Ik ga er denk ik maar eens een tip uithalen en daar de komende tijd extra mee aan de slag.

    Antwoord
  8. Ans Schalks

    Ook voor mij geldt dat ik een aantal dingen al doe, zoals tip 1. Tip 2 doe ik wel tijdens anamnese, maar onderzoeken scoor ik nooit tijdens de behandeling. Een goed punt om over na te denken!
    De vast tijd voor administratie en een vaste tijdstip om te mailen en bellen ga ik zeker doen. Ik merk dat ik me regelmatig laat afleiden door een mailtje/app-je of sms. En inderdaad, waarom zou je niet op het einde van de dag kunnen reageren.
    Dankjewel voor je tips, ik ga tip 3 en 4 vanaf morgen instellen.

    Antwoord
  9. Gonneke Sargis

    Dit zijn concrete en handige tips. Voor mij is Touch it once wel een hele goede. Die ga ik echt implementeren. Wat je aanstipt is niet onbekend, maar doe ik het ook? Nee dus! Dank voor deze tips

    Antwoord
  10. Paticia

    Wauw dank je Nina! Ik ben weer een heleboel wijzer. Zo ga ik de ‘touch it once’ regel zeker toepassen. Je cliënt over 2 weken weer zien vind ik ook een goede. Zeg je dan tegen je cliënt ‘ik ga het verslag typen’ of laat je in het midden wat je in dat halfuur gaat doen? Daar ben ik wel benieuwd naar.

    Antwoord
    • Desiree

      Hoi Nina,
      Bruikbare tips weer. Met name plannen van adminstratietijd in werkdag en je daarbij niet laten afleiden en de “touch it once” regel ga ik meteen toepassen.

      Antwoord
      • Niña van Wermeskerken

        Hoi Desiree,

        Ja de touch it once is een heerlijke truc als je het goed toe past. Als je je ineens beseft hoevaak je ergens naar kijkt en het tot later door schuift, dat gaat je veel kostbare tijd schelen.

        Succes!
        Niña

        Antwoord
  11. Annelies Hes

    Als werkgever vind ik dat niet goed, dat werknemer de patiënt een week niet laat komen om in de tijd vsn de patiënt een verslag te maken. 13 patiënten op een dag is het bij ons, dat is 6,5 uur. Oftewel 1,5 u over voor verslaggeving. Verslaglegging gebeurt in de patienttijd. Terwijl de ouder met het kind opruimt of een sticker uitkiest 25 min behandelen, 5 min. adm.

    Antwoord
  12. Jacobien

    Je slaat de spijker op zijn kop bij veel dingen, dank!

    Antwoord
  13. Jose Nijboer

    Handige tips. Vooral die eerste ga ik eens uitproberen. Groeten van Jose

    Antwoord

Trackbacks/Pingbacks

  1. Hoe houd je je dossiers continu up-to-date? Aflevering 1 - Zo gezegd zo gedaan - […] punt 1 heb ik in mijn vorige blog ‘Te veel te doen, te weinig tijd’ aan gegeven dat het…

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Tweet
Share
Share
Pin