Mea’s auditervaring

Welk weldenkend mens gaat er nou een vrijwillige audit doen. Ik hoor het mezelf nog zeggen. Als ik me goed herinner zei ik zelfs: “welke gek”.

We schrijven januari 2017 en Niña van Wermeskerken zat in onze praktijk voor één van haar cursussen Dossiervorming. Aangezien we een hoge behandelindex van het CZ zagen aankomen en er dan een beheersaudit zou volgen, hadden we Niña uitgenodigd om ons goed voor te bereiden.

Maar nog voor de dag halverwege was, was ik om. Een vrijwillige audit heeft toch wel wat voordelen zoals vooral: zelf je moment kiezen.

De aangetekende brief

Om een lang verhaal kort te maken, werd het voor ons toch nog gecompliceerd. Vlak voor de aangetekende brief van het CZ bij ons binnenviel met de aankondiging van een beheersaudit hadden we een contract met KIWA voor een vrijwillige audit getekend. Na onderhandelen mocht het een vrijwillige audit worden, maar wel binnen 6 weken na datum aangetekende brief.

Dat betekende voor ons allemaal dag en nacht werken om alles netjes in orde te krijgen.

En alle menselijke emoties kwamen langs: onzekerheid, boosheid, angst. Maar in onze praktijk leerden we ook dat we op elkaar konden rekenen en dat iedereen er voor elkaar was.

Het werd uiteindelijk een klus die we met elkaar klaarden. En in het hele traject konden we met vragen bij Niña terecht.

De dag zelf waren we allemaal vreselijk gespannen en ik geloof dat niemand de nacht ervoor ook maar 1 oog dicht heeft gedaan. En als er dan 2 ontzettend aardige professionele auditoren voor je zitten is het vooral interessant en steek je van de hele audit veel op. En een opsteker is het ook als je 100% conform scoort.

2 jaar later

Dus 2 jaar later deden we het nog een keer, maar dan voor alle zorgverzekeringen over 3 maal zoveel dossiers, maar natuurlijk wel met de ervaring van de eerste keer.

En met een update over de nieuwe criteria voor de dossiervorming van Niña.

Ik denk dat we minder nerveus waren, maar nog steeds was er veel spanning, ook tevoren. Met name de richtlijn TOS goed verwerken voor de audit ging gepaard met heel veel intercollegiaal overleg en discussie. Er werden aardig wat puntjes op de i gezet. Uiteindelijk stonden de puntjes zo goed, dat de auditoren ons complimenteerden dat we zo uniform werkten.

We hebben het als heel fijn ervaren, dat we voor dezelfde auditoren konden kiezen. En toen ging er bij mij ook een lampje branden: wij zijn “de klant is koning” natuurlijk. KIWA is blij dat we weer voor hen kiezen. Zo had ik er eerder nog niet tegenaan gekeken. Aanvankelijk voelden de auditoren als examinatoren, als controleurs.

In praktijk zijn het vooral collegae, die niets liever willen dan dat je alles conform scoort, en je audit haalt.

Een belangrijke zorg bij mij als praktijkhouder deze tweede keer was: hoe overleven mijn mensen de audit. Het brengt hoe dan ook spanning met zich mee en de perfectionisten (alle logopedisten?) onder ons vinden het nooit af en nooit goed genoeg.

Dus iedereen op tijd laten stoppen en vertrouwen op een goede score was mijn taak.

Welk weldenkend mens doet er een vrijwillige audit?

Ik.

Ik ben ondertussen overtuigd geraakt van de waarde van het goed administreren van het proces.

Enkele adviezen wil ik jullie niet onthouden:

• Maak een plan, waarin het tijdspad van nu tot datum audit duidelijk is: plan een half jaar vooruit.
• Maak je teamleden enthousiast voor het idee samen een audit te doen, hetgeen je kunt doen door vooral zelf de voordelen te zien.
• Geef je mensen tijd en neem een iets lagere omzet voor lief. Echt het betaalt zich later terug.
• Doe een cursus dossiervorming en richtlijn TOS bij Niña: zij is helder, duidelijk en zorgt ervoor dat de zaken niet nodeloos ingewikkeld worden gemaakt.
• En bovenal: gebruik je gezond verstand bij het invullen van patiëntendossiers; staar je niet blind op ingewikkelde SMART doelen; bedenk wat je echt moet doen, wat nodig is en verwoordt dit zo eenvoudig mogelijk. Hierover met elkaar sparren is leuk en zorgt voor heel wat AHA momenten.

Mea Verhoef

MediaLuna Logopedisten

Dusssss auditbegeleiding, Zo gezegd, zo gedaan. Het is makkelijker dan je denkt!

Klik hier voor een actueel aanbod van de verschillende trainingen van Zo gezegd, zo gedaan