Logopedist met overvolle mailbox

Je kent het wel, de overvolle mailbox waar maar geen einde aan komt… lezen van de mail en weer op ongelezen zetten of juist op een to do lijstje schrijven… tjonge die mail, wat een afleiding en wat kost het een hoop tijd. Hoe kom je er in vredesnaam doorheen? Herkenbaar?

Ik stelde tijdens een enquête de vraag: ‘Als je 1 vraag kon stellen over timemanagement, wat zou dat dan zijn?’

En dit is een voorbeeld van een antwoord dat ik kreeg:

“Ik ben aan het einde van de dag niet klaar met het beantwoorden van de eindeloze stroom aan mailtjes. Dit vind ik frustrerend. Sommige mails kan ik natuurlijk makkelijk meteen afdoen, voor andere is er wat meer werk voor nodig. Soms stuur ik meteen een mail terug met “ik kan uw mail niet direct beantwoorden, ik kom er voor ….. op terug” Dit geeft wel wat rust, maar voelt tegelijkertijd als uitstel voor mezelf.”

Is dit ook voor jou een doorn in het oog? Dan is het tijd om hier iets aan te doen.

Plan van aanpak overvolle mailbox

Laten we beginnen met de eerste vraag:

1. 1. Heb jij een aparte mailbox voor je werk en voor prive?

Daarmee scheid je al mails die eigenlijk over privézaken gaan tijdens werk. Dat is onnodige afleiding in deze al oh zo drukke tijd.

Ben je bijvoorbeeld in loondienst en heb je geen werkmailadres en ontvang je alles in je privémail, vraag dan ook een werkmailadres aan of maak zelf een aparte logopedie mail aan.

@work

Laten we ervan uit gaan dat je een werkmail hebt, daar gaan we dan nu op in. Ook al kan je deze tips en adviezen ook prima toepassen op je privémail.

Om overzicht te krijgen in de zee van mail is het belangrijk om je inbox opgeruimd te hebben en houden. Dat is de plek waar alle nieuwe mails binnenkomen, dus daar kan je korte metten maken met overbodige onzin (pardon my french). Als je dat doet, heb je een goede routine te pakken voor jezelf.

Dus nu de grote klus, de grote schoonmaak van je inbox. Je begint met filteren, dan verwijderen en dan opgeschoond houden.

2. 2. Filteren

• Meld je af voor nieuwsbrieven, niet alle natuurlijk, want sommige zijn waardevol. Hoe weet je welke? Nou door deze vragen aan jezelf te stellen:
  • Wil ik dit echt graag lezen?
  • Ga ik het gebruiken/ gebruik ik het?

Nee? Nou gewoon afmelden dus.

Tip: Heb je een mega berg in je inbox zitten en weet je niet welke onder nieuwsbrieven categorie vallen? No problem, als je zoekt op de woorden ‘nieuwsbrief’ of ‘afmelden’ dan kom je er gauw genoeg!

• Zo kan je nog een stapje verder gaan en accounts verwijderen van programma’s en apps die je niet meer gebruikt. Dit kan een programma zijn op je computer of een appje op je telefoon.

Denk bijvoorbeeld aan een afslank of dieetapp, daar blijf je mailtjes van ontvangen. Als het goed is heb je dan niet je werkmail opgegeven trouwens, laten we dan een werkvoorbeeld noemen, stel je hebt een proefaccount genomen op een nieuwe EPD of spelletjesapp voor de praktijk maar hebt uiteindelijk gekozen om niet met hen in zee te gaan of niet over te gaan op aanschaf. Log in en verwijder je account. Weer extra mails weg!

3. 3. Verwijderen

Nu gaan we je inbox leegmaken, door jaaaaa… te verwijderen. Lekker definitief is dat.

• Verwijder eerst al je nieuwsbrieven waar je je tijdens de ‘filter’-stap hebt uitgeschreven
• Verwijder vervolgens alle mails van social media, je kan ook uitzetten dat je mails ontvangt, want hoogst waarschijnlijk krijg je ook op je telefoon alerts.
  Ook deze kan je eenvoudig verwijderen door de naam van je social media in de zoekbalk te zetten en dan met 1 vinkje die alles aanvinkt, de hele klap te verwijderen.
• Verwijder wachtwoord reset mails. Gebruik dan wachtwoord of password als zoekwoorden om deze snel te vinden en verwijderen.
• Verwijder update-mails. Je kent deze mails wel, de zogenaamde cc mails en mails waarbij je eigenlijk alleen even ergens van op de hoogte wordt gebracht, door een school of verwijzer. Of wellicht een collega over een vergadering of cursus. Ga na welke mails echt niet meer nuttig zijn en verwijder die. De overige update mails kan je gaan archiveren. Afhankelijk van wat jij nuttig vindt om te archiveren, maak je daar ook een mail-archiefsysteem van. Denk bv aan Archief verwijzers, Archief Kwaliteitskring, Archief NVLF. Betitel je archief wel dusdanig dat je weet dat je daar die mails standaard allemaal plaatst in de toekomst en dus ook terug kan vinden wanneer ze nodig zijn.
• Verwijder de mini-mails. De wat? Ja de mini-mails. Dit zijn de mails die je bijwijze van spreken vroeger op een postkaartje kreeg: bedankt, gefeliciteerd, enzovoorts. Deze woorden kan je ook als zoektermen gebruiken om snel te werk te kunnen gaan.
• Verwijder verlopen mails. Ga naar de laatste blz van je inbox en begin onderaan bij je oudste mail. Loop vervolgens alle mails langs. Is het verlopen of al opgepakt en afgerond, dan kan je deze verwijderen of archiveren. Dit is afhankelijk van de inhoud van het bericht en of jij dit moet bewaren ja of nee.
• Verwijder op dezelfde manier ook mailreeksen, dat zijn die hele gesprekken, je kent ze wel. Zit je in een kwaliteitskring mailreeks of een commissie waarin iedereen overal antwoord op geeft? Die mails bedoel ik. Kijk naar de laatste mail en beoordeel of je deze wilt archiveren of dat dit inmiddels verwijderd kan worden.
• Verwijder of leeg je prullenbak en je spambox

4. 4. Opgeschoond houden

Nu dat je inbox is opgeruimd, heb je waarschijnlijk nog mails staan waar je actie op moet ondernemen.

Hiervoor zijn er ook weer een aantal tips die je wellicht kunnen helpen:

• Plan mailleestijd in. Bijvoorbeeld in je admintijd (ik ga er nu even voor het gemak van uit dat je wel ook echt admintijd hebt). Sommige collega’s willen hun dag hiermee beginnen, kom dan eerder naar je werk om je inbox te scannen.
• Touch it once, de gouden regel! Bekijk de klok. Heb je tijd om deze mail te lezen en erop te acteren? Zo ja, doe het nu! Nee, halverwege denk je toch in tijdnood te komen, dan niet openen en half werk verrichten. Dat is zonde van je kostbare tijd. Gebruik het anders namelijk, lees de volgende tip.
• 2 minute rule. Kan je deze mail in 2 minuten lezen en beantwoorden of dusdanig op acteren dat het geheel afgehandeld is? Ja, doe het nu! Zo niet, dan niet nu. Weet je niet welke mails dat zijn? Natuuurlijk weet je dat wel. Je ziet vaak aan het onderwerp van de mail of zelfs aan de afzender of iets binnen 2 minuten afgehandeld kan zijn. En dan doorpakken om je inbox opgeschoond te houden! Archiveer of verwijder!
• Oke nu heb je dus nog die lange mails waar je in je mailleestijd niet aan toe bent gekomen. Die plan je in op een later moment om echt even voor te gaan zitten om af te werken. Pak dus je agenda, ja nu ja, terwijl je die mail beoordeeld en schrijf op in je agenda wanneer je deze oppakt. Want… dit kan je wel binnen 2 minuten doen! Ja toch, niet dan. Als je het in hebt gepland, dan verplaats je die mail naar een andere mailbox, bijvoorbeeld genaamd #To do.
• Heb je net een mail verstuurd waar je een reactie op terug moet krijgen om zelf verder te kunnen, verplaats dan deze mail naar een mapje #Wachten.

Tijdrovend versus tijdsbesparend oftewel korte termijn versus lange termijn denken

Het eerste deel van de mail is natuurlijk tijdrovend, maar daarna gaat het je tijd en, niet geheel onbelangrijk, ergernis schelen.

En opgeruimde mailbox draagt bij aan je planning en organisatie, aan je rust of stressgehalte, het draagt bij aan jouw nieuwe time-management skills.

Wil je nog meer aan de slag met je time-management skills, om nog efficiënter om te gaan met je kostbare tijd? Ik heb hier nog 2 e-books over geschreven.

1. 1. Het gratis mini-ebook: Richtlijnen voor timemanagement
2. 2. E-Werkboek Timemanagement & Productiviteit, het e-werkboek om je time-management skills te oefenen. Deze is nu tijdelijk niet € 27,00 maar € 20,00.

[maxbutton id=”30″ ]

Heb jij nog andere vragen op het gebied van timemanagement, of wil je even sparren over hoe jij deze zaken oppakt, of vergelijkbare zaken oppakt. Wil jij je verhaal even delen of ben je op zoek naar een tip? Dit kan je allemaal achterlaten in de commentbox hieronder.

Ik ga graag met je in gesprek.

Een opgeruimde inbox? Zo gezegd, zo gedaan!

Leer meer timemanagement skills met >>> het e-werkboek <<<

Binnenkort de Online Timemanagement training voor Logopedisten: Van werkdruk naar werkgeluk

Wil je hier meer over weten of op de hoogte gehouden worden, laat dit dan weten via het contactformulier